✔ Registrul de încasări și plăți e coloana vertebrală a contabilității în partidă simplă, regimul standard pentru PFA, PFI, II și IF
✔ Nu e o declarație: registrul rămâne în evidența ta, la ANAF pleacă declarațiile ale căror cifre se sprijină pe el
✔ Fiecare înregistrare are nevoie de un document justificativ; regula e factura pe CUI-ul PFA-ului, bonul simplu nu e de regulă suficient
✔ Registrul poate fi ținut digital, iar o platformă îl poate scrie automat, la fiecare factură emisă și cheltuială înregistrată
Termenul apare de obicei la scurt timp după înființarea PFA-ului, într-o discuție cu cineva mai experimentat: „și registrul de încasări și plăți îl ții la zi?”. Urmează căutarea pe internet și descoperirea unui subiect cu formulare scanate, opinii contradictorii pe forumuri și senzația că ai ratat o materie întreagă la o școală la care nu te-ai înscris.
Vestea bună: principiul e mult mai simplu decât pare, iar varianta „caiet completat de mână” nu mai e demult singura. Hai să lămurim ce e registrul, cine trebuie să-l țină și cum arată versiunea care se scrie singură.
Ce vei afla din acest articol:
- Ce este registrul de încasări și plăți și ce rol are la un PFA
- Cine trebuie să îl țină și cu ce documente se susține fiecare rând
- Cum arată varianta digitală, ținută automat
Ce este registrul de încasări și plăți la un PFA
Răspunsul scurt: pentru PFA și PFI, registrul de încasări și plăți este evidența de bază a contabilității în partidă simplă, valabilă și în 2026. În el se înregistrează cronologic sumele încasate din activitate și plățile făcute pentru ea, fiecare rând sprijinit pe un document justificativ.
Spre deosebire de un SRL, care ține obligatoriu contabilitate în partidă dublă, PFA-ul lucrează cu o logică de flux, ușor de urmărit: ce a intrat, ce a ieșit, când și pe ce bază. Fără conturi contabile, fără balanțe.
Rolul lui practic e mai mare decât sugerează numele prăfuit: din evidența asta ies cifrele pe care le declari. Declarația Unică se depune pentru veniturile realizate în anul anterior, iar sursa acelor cifre e exact registrul ținut la zi.
Cine trebuie să țină registrul: PFA, PFI, II și unde e SRL-ul
| Forma juridică | Contabilitate | Evidența de bază |
|---|---|---|
| PFA | Partidă simplă | Registrul de încasări și plăți |
| PFI (profesii liberale) | Partidă simplă | Registrul de încasări și plăți |
| II / IF | Partidă simplă | Registrul de încasări și plăți |
| SRL | Partidă dublă, obligatorie | Alt sistem contabil, cu conturi și balanțe |
Practic, dacă activezi ca persoană fizică, indiferent de eticheta exactă, evidența încasărilor și plăților e a ta și trebuie ținută.
O nuanță utilă și pentru PFA-urile impozitate la normă de venit: chiar dacă impozitul e fix, pe norma stabilită de ANAF, evidența încasărilor rămâne necesară măcar pentru urmărirea plafoanelor, pentru că norma are plafonul ei de 25.000 EUR venit brut, iar TVA-ul pe al lui, de 395.000 lei.
Cum se ține corect: trei principii, nu formulare complicate
Dincolo de rubrici și machete, registrul stă pe trei reguli de bun-simț.
Cronologic. Înregistrările se fac pe măsură ce se întâmplă, nu reconstituite trimestrial din extrase de cont și amintiri. Evidența reconstituită târziu e mereu cea cu găuri.
Documentat. Fiecare rând are în spate un document justificativ. Regula la cheltuieli e factura pe CUI-ul PFA-ului; bonul fiscal simplu nu e, de regulă, suficient pentru o deducere solidă.
Complet. O cheltuială neînregistrată e o deducere pierdută: plătești impozit pe bani pe care aveai dreptul să-i scazi. Aici se pierd, în practică, cei mai mulți bani la un PFA, nu la interpretarea legii.
Iar suportul contează cel mai puțin: registrul nu trebuie să fie un caiet. Ținut digital, rămâne aceeași evidență, doar fără transcris de mână și fără riscul paginii pierdute.
Registrul PFA-ului, în varianta care se scrie singură
Pasul următor după „digital” e „automat”: evidența care se completează din documentele pe care oricum le produci. SOLO este platforma digitală de contabilitate completă pentru PFA și PFI din România, cu 18.000+ PFA-uri în gestiune, construită pentru freelanceri și liber-profesioniști cu activitate de servicii. Concret, prin SOLO poți:
- Să ai registrele contabile ținute digital și automat: fiecare factură emisă și fiecare cheltuială înregistrată își face singură drumul în evidență
- Să înregistrezi o cheltuială cu o poză a bonului sau a facturii, direct din aplicația Android
- Să vezi în dashboard, în timp real, veniturile, cheltuielile și taxele estimate ale PFA-ului tău
- Să lași declarațiile să plece la termen, calculate pe evidența la zi, cu consultanță inclusă când ai întrebări
Abonamentul e 139 lei/lună (preț valabil în 2026), iar dacă platforma greșește la o cheltuială procesată sau la o declarație depusă din vina ei, SOLO plătește amenda, angajament scris în termenii serviciului.
Checklist: e evidența PFA-ului tău în regulă?
- Poți spune, cu documentul în față, care a fost ultima încasare a PFA-ului tău?
- Fiecare cheltuială dedusă are factură pe CUI-ul PFA-ului, nu doar un bon?
- Înregistrezi pe măsură ce se întâmplă sau reconstitui trimestrial din amintiri?
- Știi cât din evidența ta ar rezista mâine la un control?
- Registrul tău se actualizează singur sau depinde de weekendurile tale libere?
Dacă vrei ca registrul de încasări și plăți al PFA-ului tău să se scrie singur, în timp ce tu doar emiți facturi și fotografiezi bonuri, poți să te porțezi la SOLO aici. Platforma îți preia contabilitatea pe ultimul an.
Întrebări frecvente despre registrul de încasări și plăți la PFA
Trebuie să depun registrul de încasări și plăți al PFA-ului la ANAF?
Nu, registrul nu e o declarație: rămâne în evidența PFA-ului tău și se prezintă atunci când e cerut, de exemplu la un control. La ANAF pleacă declarațiile, în frunte cu Declarația Unică, ale cărei cifre se sprijină pe registru.
Pot ține registrul PFA-ului digital, fără caiet pe hârtie?
Da, evidența poate fi ținută digital, iar o platformă de contabilitate o generează automat din facturile emise și cheltuielile înregistrate. Important e ca datele să fie complete, cronologice și susținute de documente, nu suportul pe care stau.
Ce risc dacă nu țin registrul PFA-ului la zi?
Două lucruri, ambele scumpe: deduceri pierdute, pentru că cheltuielile neînregistrate nu îți mai scad taxele, și o poziție fragilă la un eventual control, unde evidența e primul lucru cerut. Reconstituirea după luni de zile e varianta cea mai costisitoare în timp și nervi.
